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        年會會議流程有哪些表格,年會會議流程進度表

        (發布時間:2020年09月24日 信息發布:廣東省廣州天馬國際旅行社昌崗分公司 游客/發表人:HH622)
        天氣一轉涼,涼意襲來,不驚想起2020年就快結束了,又到了一年一度的年終總結大會和晚宴的籌備時候。
        回顧2020年,有多少公司年底還舉行著盛大的年會,躊躇滿志,展望未來是那么美好;
        然而,一場疫情讓多少公司無法兌現年會上的承諾;讓多少公司倒閉在茫茫的倒閉潮中。
        但是,挺過來的公司、員工;必將迎來更燦爛的明天。
        2020年會進行時,只因為我們對人生的熱情和無限的執著!

        年會流程環節是每個負責年會同事必須掌握的,才能策劃出一場圓滿順利的年會。
        掌握好下面這幾張表,就相當于掌握了一套活動“模板”,幫你管理活動的推進節奏和重要環節。以下就是:
        年會會議流程有哪些表格,年會會議流程進度表
        1、工作推進表(Timeline)
        2、工作人員聯系表(Contact List)
        3、活動流程(Agenda)
        4、活動執行分工表(Action Plan)
        5、臺本(Rundown)
        6、AV設備清單(Equipment List)
        7、物料清單(Material List)
        8、第三方培訓清單(Training List)
        9、彩排時間安排表(Rehearsal Plan)
        10、嘉賓信息表(Guest Information)
        11、VIP管理清單(VIP Management)
        12、傳播計劃
        (Communication Plan)

        1、工作推進表(Timeline)
        這是活動藍圖和計劃表。
        受眾:全體籌備人員
        使用場景和內容:解決“什么人,負責什么事,什么時間必須落地”的問題。
        表格1
        1、把整個項目拆細為工作組;
        2、設置組長組員,明確工作內容和職責;
        3、明確deadline。
        2、工作人員聯系表(Contact List)
        受眾:全體籌備人員
        使用場景和內容:這張表格主要列明每個工作板塊中的負責人是誰,以便通過各種方式第一時間取得聯系。
        表格2
        3、活動流程表(Agenda)
        這個不需要解釋,幫助所有籌備人員、主辦方老板、參會嘉賓、乃至通過報道后想要了解活動的吃瓜群眾快速了解會議內容、流程的表格。
        表格3
        4、活動執行分工表(Action Plan)
        使用場景和內容:這張表告訴執行人員進場后,什么人應該在什么地方、什么時間、做什么事情。它是現場的綱領性、指導性的文件,也是項目OWNER(項目總負責人)的工作計劃和執行依據。
        表格4
        5、臺本(Rundown)
        也叫流程技術合成表,臺本等,行內統稱:Rundown.
        受眾:AV控臺里內各個部門如視頻、燈光、音響、直播、導演、主持人、演職人員等內部工作人員專用。
        使用場景和內容:以大會流程和時間為綱,指導屏幕和舞臺在每個時間點上應當呈現出的每個細節。
        表格5
        6、AV設備清單(Equipment List)
        支撐一場約300人論壇必要的音視頻、燈光設備清單。
        完整表格獲取方式見文首/文末
        表格6
        7、物料清單(Material list)
        受眾:各個板塊工作組
        使用場景和內容:活動當天所需要的所有現場布置、設備、道具等物料清單,一般按區域歸類后逐項列出,描述具體樣貌、材質、作用等,需要定好計算單位,確定數量、有時需要標明價格,用于前期現場盤點,也可以用作預算清單、結算清單附件。
        表格7
        8、第三方培訓清單(Training List)
        受眾:除了主辦方和公關公司之外的第三方工作人員。第三方涵括禮儀小姐,志愿者,攝影攝像、直播、同傳等戰斗在第一線的外請工作人員。
        使用場景和內容:專業的第三方培訓是活動成功的重要保障。
        表格8

        9、彩排時間安排表(Rehearsal Plan)
        受眾:流程組、嘉賓
        使用場景和內容:彩排時間往往有限,大咖更是時間金貴,所以此表是用于合理安排大咖在有限時間內進行高效彩排。
        表格9
        10、嘉賓信息管理表(Guest Information)
        使用者:嘉賓管理組
        使用場景和內容:嘉賓管理表的目的是管理不斷變動中的各類嘉賓狀態——嘉賓是否已經邀請?嘉賓是否確認前來?是否已經購票?是否有特殊要求?都應該記錄在這張表里,用于隨時反饋嘉賓邀約情況,適時調整邀約策略或提醒嘉賓購票。
        表格10
        11、VIP管理清單(VIP Management)
        受眾:VIP管理組
        使用場景和內容:VIP接待是重點中的重點,這張表可以幫你拎清重點,以免在關鍵時候掉鏈子。
        表格11
        12、傳播計劃(Communication Plan)

        受眾:活動傳播組
        使用場景和內容:活動的前中后三個階段我們都需要做好傳播的計劃,按階段盯住傳播主體和傳播渠道,并標注好傳播細節,以便達到最大化的傳播效果。一般包含傳播階段、傳播主體、形式渠道和注意細節。  
        表格12
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